Eulàlia Massana: "El 'Govern de la dada' és el projecte que ens ha de permetre fer una gestió òptima de les dades que fem servir a la Universitat"

Explica’ns què és el projecte “Govern de la dada”.

La versió curta i sintetitzada és que el "Govern de la dada" és el projecte que ens ha de permetre fer una gestió òptima de les dades que fem servir a la Universitat. És un projecte transversal, en col·laboració amb l’Àrea de les TIC i l’Àrea de Qualitat, amb l’acompanyament dels Serveis Jurídics i sota la meva coordinació (ara em diuen la CDO, la chief data officer).

Ja fa temps que s’ha instaurat la necessitat de fonamentar les decisions que prenem en nombres concrets, en indicadors. Per exemple, si observo l’evolució de matriculats en una titulació en els darrers cinc anys i la seva àrea de procedència, puc decidir canviar l’estratègia de màrqueting per aconseguir augmentar la matrícula en aquella zona.

El que ens passa, però, és que cada àrea, unitat o centre treballa amb programari específic de la seva activitat i, per tant, aquestes dades tenen orígens diferents (i de vegades, fins i tot, format diferent). I sovint, aquestes dades s’han de creuar o se’ls ha d’aplicar algun tipus de càlcul. Si no hi ha un sistema organitzat per fer-ho, acabem fent feines molt manuals, repetitivament i amb un marge d’error molt elevat.

Tornant a la simplificació, el "Govern de la dada" pretén aplicar un sistema d’extracció, tractament i emmagatzematge comú per poder fer una explotació única de les dades que garanteixi la seva disponibilitat sempre que sigui necessària; per agilitar el tractament, evitant tant com sigui possible feines manuals; per poder confiar que les dades són certes i se’n fa una traçabilitat, i per assegurar que només hi tingui accés qui li ha de tenir, és a dir, per complir tots els requisits legals.

Quins són els factors que han portat a impulsar el projecte?

Les necessitats d’un projecte com aquest són molt palpables per tots aquells que hem treballat amb alguna dada en un full de càlcul extret de Sigma, del programa de gestió universitària, del SAP, del Salesforce o de qualsevol altre programa que es fa servir a la Universitat, i que ens hem barallat per obtenir una mirada clara i precisa del que aquelles xifres ens poden explicar.

A més, va creixent la necessitat d’informar d’indicadors de l’activitat, tant internament com externament. Per exemple, internament cal que la Direcció de la Universitat tingui dades fiables i actualitzades de tots els àmbits de treball de la institució perquè ha de poder prendre decisions fonamentades, o s'han de poder rendir comptes del Pla estratègic, on es defineixen una sèrie d’indicadors i metes a aconseguir. Si parlem de les necessitats externes, podem posar com a exemple la Generalitat de Catalunya i altres entitats que recullen dades que després es fan públiques o la provisió de dades per a l’elaboració dels famosos rànquings, dels resultats dels quals estem tan contents.

Ara bé, cal explicar que prèviament a anomenar-ne el “Govern de la dada”, a la Universitat ja s’havia fet molta feina en aquest sentit. S'hi ha estat treballant des de l’any 2007 en el que llavors es va anomenar "Business Intelligence". Des d'aleshores, s’ha passat per diferents fases, amb casuístiques molt diferents, que han aportat alguns bons resultats. Hi ha un punt d’inflexió quan el curs 2021-2022 la UVic va demanar a Seidor una auditoria per identificar en quin punt ens trobàvem i cap a on hauríem d’anar. Aquest va ser l’inici del que a partir de llavors s’anomenaria “Govern de la dada”.

La proposta de Seidor començava amb una fase a curt termini, que ja ha finalitzat, i la fase en la qual ens trobem ara, en què, tal com es podia llegir a L’Apunt de la setmana passada, ja s’ha començat a treballar amb les àrees i els serveis.

Per què s’ha escollit l’Àrea de Màrqueting com a primera a participar-hi?

El projecte té un àmbit global, és a dir, caldrà incorporar, cíclicament, totes les àrees, els serveis i els centres i, fins i tot, les fundacions.

Vam estar dubtant i debatent tant amb la Direcció de la Universitat com amb l’equip del "Govern de la dada" quin era el millor punt per començar. Com passa sempre, tota decisió té avantatges i inconvenients. Finalment, es va decantar la balança cap a l’Àrea de Màrqueting per diferents motius. D'una banda, l’Àrea de Màrqueting té molt clars els indicadors que necessita per prendre decisions sobre la seva activitat i ja té un llarg recorregut en obtenir aquesta informació per un costat de Salesforce, el CRM que fa servir, i per l’altre de tots els mitjans digitals. De l'altra, tot i la potència d’aquestes eines, estan parcialment desconnectades d’altres fonts de dades que des de l’Àrea de les TIC i l’Àrea de Qualitat han estat treballant per assolir els quadres de comandament actuals: si Seidor ens ha d’ajudar, que comenci amb les coses que no s’han treballat mai!

I, finalment, el moment del curs acadèmic en què truquem a la seva porta sembla prou adequat per combinar aquestes tasques d’integració que, durant aquesta fase d’anàlisi, s’afegeixen a la seva activitat diària. Vull fer èmfasi en el fet que l’actitud i la predisposició que han mostrat és immillorable. Ens esperàvem possibles reticències, però s’han abocat absolutament al projecte. M’agrada pensar que aquest és un indicador de la necessitat i de la potencialitat d’allà on podem arribar.

Quins són els beneficis a curt i a llarg termini que aportarà el projecte?

La implantació del projecte, és a dir, aconseguir connectar totes les parts de la Universitat, serà un camí llarg. En principi estava previst per a dos anys, tot i que al ritme amb què podem avançar, és segur que s’allargarà i en aquests moments és difícil preveure fins quan. A més, la feina de base que s’ha de fer és molta abans de veure resultats.

Durant aquest camí, un clar benefici serà l'ordenació de les dades. La punta de l’iceberg, la part visible i final del projecte, és la visualització dels indicadors. Caldrà, doncs, fer un procés de reflexió sobre quins han de ser aquests indicadors útils per a la gestió. I això ens obligarà a clarificar de quines dades disposem, quina és la seva font, com s’estan tractant, quin és el seu recorregut i com s’estan fent servir.

A llarg termini, tindrem un model de gestió de dades amb eines tecnològiques avançades, que permetrà el seu creixement; una única plataforma (repositori de dades); una “versió única de la realitat”, i serà accessible per a totes les persones autoritzades.

Quins desafiaments preveus que poden sorgir en el seu desenvolupament?

El primer és aprendre a organitzar-nos i establir un marc de treball comú. Hem de parlar el mateix llenguatge per poder avançar conjuntament. Tot i ser una universitat petita, no hi ha ningú que conegui tot el que es fa en cada unitat; per tant, hi ha d’haver un procés d’aprenentatge per conèixer què fa cadascú, i quines són les experteses i les prioritats.

També considero que és important que siguem capaços d’arribar a acords en això de les prioritats. Per mi, per sobre de tot, hi ha l’obligatorietat d’informar de dades concretes quan es tracta de requeriments externs legals que no podem deixar de complir. Un segon nivell és què necessita la Direcció de la Universitat per prendre decisions sàvies per fomentar una bona governança. I el tercer nivell són les dades que necessita cada unitat per funcionar.

Finalment, vull remarcar que fins ara només hem trobat un molt bon acolliment: això fa veure la necessitat d’un projecte com aquest. Ara bé, cal fer molta feina de base per poder mostrar alguns resultats. I com que només ens podrem dedicar a una àrea cada vegada, per tant, caldrà, altra vegada una priorització. I, mentrestant, és clar, no s’ha de perdre de vista que també s’ha de continuar atenent el dia a dia.